Pengelolaan Arsip Aktif, Arsip In-Aktif dan Arsip Vital Pejabat Negara

(Gubernur, Bupati dan Walikota) Hasil Pilkada 2020

Arsiparis Ahli Utama Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia

“Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat. Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal & abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan & kejayaan bangsa” (R.J. Alfaro J).

Filosofi Alfaro diatas menjadi pengantar awal dalam latar belakang penulisan ini untuk mengetuk hati anak bangsa ini agar peduli, sadar dan cinta terhadap Arsip dan Kearsipan.

Ada juga yang berpendapat bahwa Arsip adalah DARAH organisasi.

Bahkan ada yang berpandangan bahwa arsip ibarat AKAR yang tak kelihatan, tetapi ia memperkuat batang pohon dan memberi buah yang enak dan segar untuk dikonsumsi semua orang sekalipun terinjak dan tak terlihat.

Arsip sebagai Ilmu dan Pengetahuan dan bagian dari Kibernology atau Ilmu Pemerintahan baru (Ndraha, 2001) harus di kaji, diteliti dan di kembangkan, karena ia adalah sumber Penelitian (Andi Kasman, 2022).

Publik Indonesia tak dapat melupakan PILKADA tahun 2020 yang telah menguras energi Bangsa ini, dengan segala sumber daya yang telah di keluarkan untuk menyukseskan Pesta Demokrasi dalam rangka menghasilkan Pemimpin Daerah yang dapat mensejahterakan rakyatnya.

Sebanyak 270 pasangan Kepala Daerah yang ada di 9 Provinsi, 234 Kabupaten dan 37 Kota telah memenangkan PILKADA tersebut.

Dari jumlah tersebut ada 540 Kepala Daerah / wakil Kepala Daerah yang terpilih dan di lantik oleh Presiden RI untuk Gubernur / wakil gubernur atau Menteri Dalam Negeri serta oleh Gubernur untuk Para Bupati dan Walikota.

Arsip-arsip para pejabat negara ini, baik gubernur, Bupati dan Walikota merupakan arsip aktif dan arsip vital yang harus di kelola dan dipelihara secara baik dan benar sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Arsip-arsip Pejabat Negara ini tidak saja dibutuhkan tetapi menjadi kunci penting dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah selama 5 (lima) tahun bahkan 10 (sepuluh) tahun.

Kebutuhan publik terhadap arsip tersebut menyangkut : nama kepala daerah dan wakil kepala daerah terpilih, daerah pemilihan, partai pendukung, jumlah perolehan suara, presentasi, dan Surat pengangkatan sebagai Kepala daerah dan wakil kepala daerah dari Presiden atau Menteri Dalam Negeri serta waktu Pelantikannya. Arsip-arsip dimaksud menjadi sumber kajian dan sumber penelitian (Andi Kasman: 2022).

Pengelolaan Arsip aktif, arsip in-aktif dan arsip Vital dilingkungan Kementerian Dalam Negeri khususnya Direktorat Jenderal Otonomi Daerah terkait arsip-arsip Pejabat Negara (Gubernur, Bupati dan Walikota) serta pejabat penyelenggara Pemerintahan Daerah (anggota DPRD Provinsi, Kabupaten dan Kota) seluruh Indonesia belum tertata dan terpelihara dengan baik.

Jumlah Arsip aktif, in-aktif dan arsip vital tersebut sangat besar dan sangat berharga bagi kelangsungan penyelenggaraan Pemerintahan saat ini dan kedepan.

Dalam catatan Pusat data dan Informasi Kementerian Dalam Negeri, pada tahun 2019 saja tercatat 15.000 (lima belas ribu) anggota DPRD Provinsi, Kabupaten dan Kota yang Arsip Vitalnya ada di Direktorat Jenderal Otonomi Daerah yang terpilih sebagai Anggota DPRD.

Ada kurang lebih 101 (serratus satu) Kepala Daerah pada Tahun 2022 ini yang akan berakhir masa jabatannya, dan jumlah ini bila dihitung dengan Wakil Kepala Daerah nya maka jumlahnya menjadi 202 (dua ratus dua) Kepala Daerah yang berakhir masa jabatannya dan akan dilakukan pengangkatan 101 pejabat sementara (PJs) Kepala Daerah yang akan mengisi kekosongan jalannnya roda Pemerintahan Daerah.

Pengelolaan Arsip aktif, arsip in-aktif Dan arsip Vital Pejabat Negara dan Pejabat penyelenggara Pemerintahan Daerah ini menjadi penting untuk disorot, karena terkait banyak variable penting yang berhubungan dengan penyelenggaraan pemerintahan daerah saat ini dan kedepan.

Sebagai contoh kecil saja, ada beberapa Kepala Daerah yang tersangkut masalah kejahatan jabatan berupa Korupsi yang publik atau pihak terkait sangat membutuhkan file-file atau arsip vital para Kepala Daerah yang tersangkut masalah Hukum tersebut berupa Surat Keputusan Pengangkatan nya sebagai Kepala Daerah yang arsipnya tersimpan di Kementerian Dalam Negeri khususnya pada Direktorat Jenderal Otonomi Daerah.

Banyak Informasi berharga dan bermakna yang bisa didapatkan publik dari Arsip para Gubernur, Bupati dan Walikota yang terpilih dalam PILKADA 2020 beberapa saat yang lalu, yang keseluruhannya tersimpan di Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia khususnya di Direktorat Jenderal Otonomi Daerah (Herie Saksono, 2021).

Informasi tersebut dapat berupa Harta Kekayaan yang dimiliki oleh para pejabat sebelum menjadi Gubernur, Bupati dan Walikota. Partai-partai mana saja yang mendukung dalam PILKADA.

Perolehan jumlah suara yang diperoleh. Latar belakang Pendidikan para gubernur, Bupati dan Walikota dan lainnya.