Arsip vital negara untuk selanjutnya disebut arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang didalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban, serta asset instansi.
Apabila arsip vital hilang tidak dapat diganti dan menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi (Perka ANRI No. 6 Tahun 2005).
Krihanta (2013) menyebutkan bahwa : Arti dan Definisi Arsip Vital adalah Informasi yang terkandung dalam arsip dinamis (arsip aktif dan arsip inaktif) masih digunakan bagi kepentingan organisasi, hanya saja bobotnya berbeda.
Bobot untuk kepentingan organisasi inilah yang menentukan tingkat ke-vital-an arsip.
Arsip dinamis merupakan sumber informasi manajemen yang sah untuk mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan di lingkungan pencipta arsip.
Umumnya pencipta arsip telah melakukan hampir semua tahapan pengelolaan arsip dinamis, mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip hingga tahap penyusutan arsip.
Namun demikian, pengelolaan arsip dinamis masih belum berjalan efektif dan efisien, sehingga keberadaan arsip dinamis sebagai sumber informasi manajemen yang dapat memfasilitasi good governance dan mendukung mekanisme akuntabilitas belum sepenuhnya dirasakan.
Kondisi ini berimplikasi terhadap persoalan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip dinamis, seperti arsip yang tercipta tidak autentik dan reliabel, arsip tidak memiliki kelompok informasi, penyusutan arsip tidak berdasarkan prosedur, informasi arsip bocor, dan fisik arsip hilang.
Salah satu faktor penyebab mengapa hal ini terjadi adalah karena belum diterapkannya secara penuh empat instrumen pokok pengelolaan arsip dinamis, yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dalam pengelolaan arsip dinamis (Azmi : 2016).
Arsip dikelola dengan baik agar informasi yang terkandung di dalamnya tidak hilang dan arsip yang disimpan hanya arsip yang dianggap penting saja.
Pada umumnya proses pengelolaan arsip meliputi proses penciptaan, bagaimana arsip itu dihasilkan dari suatu kegiatan dan selanjutnya digunakan sebagai salah satu faktor penunjang dalam pengambilan keputusan.
Agar arsip dapat bertahan lama maka arsip tersebut harus dijaga dan dipelihara untuk keperluan di masa depan sedangkan arsip yang sudah tidak digunakan berdasarkan hasil pemilahan haruslah dimusnahkan.
Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi. Arsip aktif mempunyai manfaat besar bagi organisasi penciptanya, baik sebagai bahan perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, bukti akuntabilitas kinerja dan lain-lain.
Atas dasar pertimbangan frekuensi penggunaan yang tinggi dan kepentingan bagi manajemen organisasi, maka arsip aktif harus dikelola dengan benar sesuai dengan standar kearsipan.
Secara umum Tujuan Pengelolaan Arsip adalah Menghindari salah berkas • Kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali • Penghematan ruang dan peralatan • Arsip vital organisasi terlindungi • Menjamin kesesuaian dengan hukum yang berlaku ( Sutiasni, Anri : 2022).
Menurut Muhidin dan Hendri (2016:179) Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (UU No. 43 tahun 2009).
Ukuran penurunan frekuensi pengguanaan arsip pada umumnya merujuk pada batas tertentu frekuensi penggunaan arsip dalam satu tahun.
Apabila arsip yang satu tahun dirujuk lebih dari batas itu, berarti arsip aktif. Sebaliknya, apabila arsip yang satu tahun dirujuk kurang dari batas itu, berarti arsip inaktif.
Arsip inaktif pada umumnya ditempatkan di pusat arsip (record center), yaitu bangunan yang biasanya secara khusus didesain dan dikonstruksi untuk penyimpanan, pengelolaan, dan pelayanan arsip sebelum dimusnahkan. Menurut Dewi (2011:5), “arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Arsip juga sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional/pemerintah (hanya dipergunakan untuk referensi saja). Penggunaan Arsip In-aktif sebagaimana Penggunaan arsip dinamis (inaktif) adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip inaktif bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
Discussion about this post