Penggunaan arsip dinamis (inaktif) dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, atau penyelesaian sengketa. Penggunaan arsip dinamis (inaktif) dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip (dibahas lebih lanjut dalam materi Layanan Arsip dan PPID).
Yang dimaksud dengan “pengguna yang berhak” adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang didalamnya terkandung informasi publik yang tidak dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan informasi publik.
Begitu pentingnya arsip dinamis bagi kepentingan organisasi, telah memposisikan keberadaan arsip dinamis tersebut menjadi bagian yang harus senantiasa tersedia selama berdirinya suatu organisasi.
Ketiadaan arsip dinamis, terutama yang dikategorikan sebagai arsip vital, akan memberikan dampak bagi kelangsungan organisasi. Organisasi akan mengeluarkan biaya yang besar untuk mengatasi ketiadaan arsip yang dimaksud karena biar bagaimanapun arsip-arsip itu memang harus ada dan tersedia selama organisasi masih berdiri.
Arsip-arsip tersebut tidak hanya sekadar sebagai bukti kegiatan ataupun aktivitas organisasi, tetapi juga bagaikan ’darah’ bagi organisasi untuk tetap bertahan (Widarno, 2022).
Kalau kita berbicara masalah arsip, dalam benak khalayak ramai yang terpikir adalah berupa kertas-kertas atau pekerjaan yang menangani atau mengatur kertas-kertas tersebut.
Namun bagi masyarakat yang telah mendapat informasi atau pendidikan tentang arsip maka pandangan mereka tentang materi arsip akan berbeda.
Memang arsip dalam proses penciptaannya tidak hanya terekam dalam kertas, apalagi dengan kemajuan teknologi saat ini.
Kegiatan dan informasi ini juga terekam dalam media atau materi lain apa pun bentuknya.
Media atau bentuk arsip dapat bermacammacam, mulai dari kulit kayu, kertas, video, kaset, compact disk, VCD, hard disk, flash disk, dan sebagainya.
Media atau format arsip akan terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi penyimpan data.
Jadi, bentuk atau format arsip akan terus berkembang dan berbeda-beda bagi setiap organisasi, keberadaan arsip dengan informasi yang dimilikinya merupakan tulang punggung manajemen organisasi.
Arsip merupakan sumber acuan organisasi, baik pada saat sebelum maupun sesudah melakukan kegiatan.
Informasi yang terekam dalam arsip merupakan informasi berharga yang tidak hanya digunakan untuk merencanakan suatu kegiatan, tetapi juga sebagai bukti yang terekam dari adanya suatu kegiatan.
Untuk memahami alur pemikiran tersebut maka akan dibahas terlebih dahulu mengenai apa itu arsip dan bagaimana hubungannya dengan organisasi? Sesuai dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi (Information and Communication Technology/ICT).
Adalah suatu kecerobohan apabila di kemudian hari ternyata arsip yang dikategorikan vital ini mengalami ketidakpastian keberadaan fisiknya, entah itu hilang atau musnah akibat adanya bencana.
Kondisi tersebut bukanlah hal yang tidak mungkin. Banyak bukti atau peristiwa yang memperlihatkan begitu rendahnya apresiasi organisasi terhadap arsip vital.
Tidak sedikit organisasi belum menyadari akan pentingnya arsip vital karena apa yang dikhawatirkan belum terjadi ataupun dialami oleh organisasi yang bersangkutan.
Tindakan preventif ataupun pencegahan cenderung dilakukan ketika terjadi suatu peristiwa yang mengakibatkan kerusakan atau kemusnahan arsip, dan bukan dilakukan sebelum terjadinya peristiwa tersebut.
Terkait dengan pengelolaan arsip vital maka kegiatan preventif yang dilakukan dikemas menjadi suatu program yang terintegrasi dengan pengelolaan arsip dinamis. *
Discussion about this post