Informasi tersebut merupakan kategori Arsip aktif, arsip in-aktif dan arsip Vital karena mengandung aspek resiko dan aspek hukum dan kemanfaatan bagi organisasi saat ini dan kedepan (Moh Arbi & Sigit Herbowo, 2022).
Pemilihan kepala daerah di Indonesia pada tahun 2020 digelar secara serentak untuk daerah-daerah yang masa jabatan kepala daerahnya berakhir pada tahun 2021.
Sistem pemilihan kepala daerah secara serentak pada tahun 2020 merupakan yang keempat kalinya diselenggarakan di Indonesia.
Pelaksanaan pemungutan suara direncanakan digelar secara serentak pada bulan Desember 2020.
Total daerah yang melaksanakan pemilihan kepala daerah serentak tahun 2020 sebanyak 270 daerah dengan rincian 9 provinsi, 224 kabupaten, dan 37 kota. Kementerian Dalam Negeri memperkirakan bahwa PILKADA 2020 membutuhkan pengeluaran sebesar Rp 15,3 triliun, sekitar dua kali lipat anggaran untuk Pilkada Serentak 2015.
Pada Mei 2020, karena pandemi COVID-19 yang sedang berlangsung, Presiden Joko Widodo mengeluarkan peraturan yang menunda pilkada hingga Desember 2020, dengan penundaan lebih lanjut dimungkinkan jika pandemi belum mereda pada saat itu.
Data dan informasi para pejabat Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah yang disebutkan diatas dapat dikategorikan arsip aktif, apabila dokumen-dokumen itu masih dibutuhkan dalam roda pemerintahan daerah, dan dikatakan sebagai arsip in-aktif bilamana dokumen tersebut frekwensi kebutuhan dan kepentingan organisasi telah mengalami penurunan yang signifikan.
Arsip-arsip aktif, in-aktif dan arsip Vital Pejabat Negara dan pejabat penyelenggara pemerintahan daerah harus menjadi perhatian prioritas untuk penyimpanannya dan akses penemuan kembali, karena hal ini sangat berhubungan dengan kelancaran dan keberlanjutan penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Sigit Herbowo, 2022).
Secara Teoretik Arsip dan Kearsipan dapat dibagi dalam kelas-kelas Arsip (Sigit Heriewibowo : 2022, materi program arsip vital).
Kelas tersebut adalah pertama : Kelas arsip yang tidak penting yang meliputi dokumen yang tidak memiliki nilai informasi yang esensiil untuk operasional organisasi, dan jika dokumen hilang tidak mengganggu operasional organisasi, nantinya dapat dimusnahkan.
Contoh dari Arsip tidak penting ini Perkenalan produk, pengumuman, surat ucapan terimakasih, undangan rapat rutin, formulir-formulir yang tidak terpakai, duplikasi arsip. Arsip jenis ini disarankan untuk dimusnahkan.
Kedua: kelas arsip yang bernilai guna, yaitu – Dokumen yang diperlukan untuk kelangsungan operasional organisasi.
Arsip ini tidak esensiil, karena datanya dapat diperoleh dari sumber lainnya, jika hilang dapat menyebabkan aktivitas terganggu.
Contoh dari Arsip kelas ini adalah daftar rekanan, daftar penjualan atau pembelian, berkas permohonan yang telah selesai ditindaklanjuti, salinan naskah dinas arahan,dan lainnya.
Disarankan arsip ini penyimpanannya pada Filing cabinet.
Ketiga : kelas Arsip yang penting, yaitu dokumen yang diperlukan untuk kelangsungan hidup organisasi.
Dan Arsip ini dapat diganti atau direproduksi namun memerlukan biaya serta waktu. Contoh dari Arsip kelas penting ini adalah : Tagihan, Transaksi Keuangan, Bukti Kegiatan Organisasi. Penyimpanan Arsip ini disarankan di lemari besi.
Keempat: Arsip Kelas Vital, yaitu Dokumen yang informasinya esensiil bagi kelanjutan organisasi dan tidak dapat diganti dengan arsip lainnya.
Contoh Arsip kelas ini adalah bukti BMN, sertifikat hak milik, perjanjian kontrak, hasil penemuan, penelitian, personal file, produk kegiatan organisasi.
Arsip vital ini disarankan penyimpanannya di Gedung dan lemari tahan api.
Discussion about this post